Pengertian/ Definisi Proses Produksi, Jenis Proses Produksi, Reliabilitas Proses Produksi, dan Manfaatnya
A. Pengertian/ Definisi Proses Produksi
Adapun proses produksi dalam perusahaan, secara umum, dapat dipisahkan menurut beberapa segi, yaitu menurut ujud pproses, menurut arus proses, menurut keutamaan proses, dan menurut penyelesaian proses. Pemilihan sudut pandang yang akan dipergunakan untuk pemisahan proses produksi akan tergantung pada untuk apa pemisahan tersebut dilaksanakan.
1. Pemisahan proses produksi menurut ujud proses pada umumnya akan dipergunakan dalam hubungannya dengan kebijaksanaan umum industri dan pemasaran dari produk perusahaan tersebut.
2. Pemisahan proses produksi menurut arus proses pada umumnya akan dipergunakan dalam penyusunan letak sarana dan fasilitas yang akan dipergunakan.
3. Pemisahan proses produksi menurut keutamaan proses, pada umumnya dimaksudkan untuk pengendalian proses dalam perusahaan.
4. Pemisahan proses produksi menurut penyelesaian proses dimaksudkan untuk pengendalian kualitas dalam perusahaan yang bersangkutan
B. Jenis Proses Produksi
Berikut ini ada beberapa jenis proses produksi berdasarkan beberapa perspektif:
Jenis Proses Produksi Ditinjau dari Ujud Proses Produksi
Yang termasuk dalam kategori ini antara lain:
1. Proses Produksi Kimiawi, yakni suatu proses produksi yang menitikberatkan pada adanya proses analisis atau sintesa senyawa kimia. Misalnya produksi alkohol, obat-obatan, accu, dll.
2. Proses Produksi Perubahan Bentuk, merupakan proses produksi dimana dalam pelaksanaan proses produksinya dititikberatkan pada adanya perubahan bentuk masukan menjadi keluaran untuk menciptakan nilai tambah. Misalnya perusahaan meubel, garmen, sepatu, dll.
3. Proses Produksi Assembling, merupakan proses produksi yang dalam pelaksanaan proses produksinya akan lebih mengutamakan pada proses penggabungan beberapa komponen menjadi suatu produk tertentu. Misalnya, Mobil, alat-alat elektronik, dll.
4. Proses Produksi Transportasi, merupakan suatu proses produksi dengan jalan menciptakan jasa pemindahan sesuatu dari dan ke tempat tertentu. Misalnya pengiriman Paket, Angkutan Kota, dll.
5. Proses Produksi Penciptaan Jasa Administrasi, yaitu proses produksi penciptaan jasa administrasi kepada pihak lain yang memerlukan, misalnya jasa penyusunan laporan keuangan, Biro Statistik, dll.
Jenis Proses Produksi Ditinjau dari Segi Arus Proses Produksi
Jenis-jenis proses produksi yang masuk dalam kategori ini antara lain:
1. Proses Produksi Terputus-putus, sering disebut juga proses produksi intermitten. dalam pelaksanaan proses produksi semacam ini, akan terdapat beberapa pola atau urutan pelaksanaan produksi. Pola pelaksanaan produksi yang digunakan hari atau bulan ini sangat mungkin akan berbeda dengan pola atau urutan pelaksanaan proses produksi pada bulan yang lalu atau bulan yang akan datang.
2. Proses Produksi Terus Menerus atau sering disebut sebagai pola produksi kontinyu. Pada proses produksi semacam ini terdapat pola atau urutan proses produksi yang pasti dan tidak berubah-ubah dari waktu ke waktu.
Untuk menentukan apakah suatu perusahaan menggunakan proses produksi terus menerus atau terputus-putus bukanlah dilihat dari produk yang dihasilkan, melainkan dilihat dari pelaksanaan proses produksi yang ada dalam perusahaan yang bersangkutan.
Jenis Proses Produksi Ditinjau dari Segi Keutamaan Proses Produksi
Atas dasar keutamaan proses, proses produksi dalam perusahaan umumnya akan dapat dipisahkan menjadi dua kelompok yakni:
1. Proses Produksi Utama,
merupakan proses produksi dimana proses produksi tersebut sesuai dengan tujuan didirikannya perusahaan yang bersangkutan. Jadi merupakan kegiatan inti perusahaan. Yang termasuk dalam kelompok ini antara lain:
• Proses Produksi Terus Menerus, yakni proses produksi dimana terdapat pola atau urutan proses produksi yang pasti dan tidak berubah-ubah dari waktu ke waktu.
• Proses Produksi terputus-Putus, yakni proses produksi dimana terdapat beberapa pola atau urutan pelaksanaan produksi. Pola pelaksanaan produksi yang digunakan hari atau bulan ini sangat mungkin akan berbeda dengan pola atau urutan pelaksanaan proses produksi pada bulan yang lalu atau bulan yang akan datang.
• Proses Produksi Proses, merupakan prosesproduksi dimana pelaksanaan pengolahan baha baku sampai dengan barang jadi akan melalui suatu proses persenyawaan atau pemecahan. dengan demikian pelaksanaan proses produksi akan sangat bergantung pada jenis bahan baku dan bahan penolong yang digunakan.
• Proses Produksi Proses yang Sama, merupakan jenis proses produksi dimana terdapat beberapa pekerjaan serta urutan yang sama dalam proses produksi meski produk yang dihasilkan berbeda-beda.
• Proses Produksi Proyek Khusus, merupakan suatu proses produksi yang dilaksanakan katrena adanya beberapa program khusus atau adanya kepentingan khusus. Apabila proses produksi yang dilaksanakan untuk program tersebut selesai, maka proses produksi juga akan berakhir.
• Proses Produksi Industri Berat, yaitu proses produksi dimana terdapat berbagai macam aktivitas sehubungan dengan penyelesaian produksi yang sangat komplek. Sedemikian kompleknya sehingga proses tersebut dibagi menjadi subproses-subproses.
2. Proses Produksi Bukan Utama,
merupakan proses produksi yang dilaksanakan sehubungan dengan adanya kepentingan khusus. Proses produksi bukan utama ini hanya merupakan kegiatan penunjang dalam perusahaan yang bersangkutan. yang termasuk dalam kelompok ini antara lain:
• Penelitian
• Model
• Prototype
• Percobaan
• Demonstrasi
Jenis Proses Produksi Ditinjau dari Segi PeyelesaianProses Produksi
Berdasarkan penyelesaian proses, terdapat beberapa jenis proses produksi yang diantaranya:
1. Proses Produksi Tipe A, merupakan suatu tipe proses produksi dimana dalam setiap tahap proses produksi yang dilaksanakan dapat diperiksa dengan mudah. dengan demikian pengendalian dan pengawasan kualitas dapat dilaksanakan pada setiap tahap proses produksi.
2. Proses Produksi Tipe B, merupakan suatu proses produksi dimana dalam penyelesaian proses produksi terdapat beberapa ketergantungan dari masing-masing tahap proses produksi, sehingga pengendalian dan pengawasan hanya dapat dilakukan pada beberapa tahap tertentu.
3. Proses Produksi Tipe C, merupakan proses produksi dengan jalan melakukan proses penggabungan atau pemasangan (assembling) komponen-komponen menjadi suatu produk jadi tertentu.
4. Proses Produksi Tipe D, merupakan proses produksi yang mempergunakan mesin dan peralatan yang terotomatisasi, dan dilengkapi dengan alat pengendalian dan pengawasan proses.
5. Proses Produksi Tipe E, merupakan proses produksi dari perusahan-perusahaan dagang dan jasa.
Ada begitu banyak cara dalam mengklasifikasikan proses produksi, namun dalam hal pengklasifikasian sistem produksi, secara umum sistem produksi sering hanya dikelompokkan menjadi dua kategori, yakni:
1. Production to order, misalnya pabrik mesin jet, yang hanya akan berproduksi bila ada pesanan dari perusahaan aircraft.
2. Production to stock, misalnya pabrik radio, berproduksi salah satunya untuk tujuan-tujuan pengadaan persediaan.
Perbedaan pokok antara sistem produksi berdasarkan pesanan dan sistem produksi untuk persediaan, dapat dilihat dari fokus kegiatan manajemen produksi/operasi kedua sistem tersebut.
Fokus kegiatan manajemen produksi/operasi dari sistem produksi untuk pesanan antara lain:
1. Scheduling merupakan hal yang kritis. Sulit karena setiap pekerjaan atau pesanan bisa jadi memiliki karakteristik pemrosesan yang unik.
2. Memerlukan pengadaan bahan yang relatif luas atau banyak ragamnya untuk persediaan guna mengantisipasi pesanan yang sifatnya uncertainty.
3. Persediaan barang jadi tidak menjadi hal yang penting.
Sementara fokus kegiatan manajemen produksi/operasi dari sistem produksi untuk persediaan adalah:
1. Forecasting merupakan hal yang penting dan utama.
2. Pengendalian persediaan sangat penting dalam sistem produksi untuk persediaan, khususnya dalam perencanaan pembelian dan pengiriman bahan baku dan komponen.
3. Produksi dalam jumlah besar item persediaan bersifat lebih terstruktur.
Dalam rangka untuk membantu dalam menganalisis dan mendisain sistem produksi, beberapa ahli mengklasifikasi proses produksi ke dalam kelompok-kelompok sebagai berikut:
a) Continuous Flow Processes,
yakni proses produksi yang memiliki ciri-ciri antara lain:
• volume produksi sangat besar
• produk yang dihasilkan terstandardisasi
• peralatan-peralatan yang digunakan terspesialisasi dan otomatis
• biasanya merupakan sistem produksi untuk persediaan.
Contoh dari jenis proses produksi ini seperti pabrik kimia, pabrik minyak, dan pabrik gula.
b) Mass, atau Assembly Line,
proses produksi yang bercirikan:
• volume produksi yang tinggi untuk keseluruhan item yang terpisah-pisah.
• untuk tiap jenis produk yang berbeda hanya memiliki variasi yan kecil
• biasanya merupakan sistem produksi untuk persediaan.
Contoh dari jenis ini antara lain pabrik otomobil, peralatan rumah tangga, dan kalkulator elektronik.
c) Batch, atau Intermitten,
yakni proses produksi yang bercirikan:
• memproduksi dalam jumlah (lot sizes) yang relatif sedikit untuk produk-produk yang sejenis atau mirip
• seperti buku, pakaian, atau anggur.
• produk-produk dibuat untuk periode produksi jangka yang lebih pendek daripada produksi massa
• urutan proses produksi biasanya selalu sama
• Ada kemungkinan terdapat perbedaan yang signifikan dalam hal bahan baku yang digunakan, set-up mesin, dan layout.
• biasanya merupakan sistem produksi untuk persediaan
d) Job Shops, merupakan jenis proses produksi yang bercirikan:
• memproduksi produk-produk khusus atau terspesialisasi dalam jumlah yang relatif sedikit, namun variasinya besar.
• proses produksi secara keseluruhan memiliki aliran proses yang berbeda
• biasanya merupakan sistem produksi berdasarkan pesanan
Contoh dari jenis proses produksi job-shop antara lain industri perlengkapan mesin, pelengkap komponen-komponen kecil dan printer.
e) Project, merupakan satu jenis proses produksi item-item yang khusus dan unik. Proyek konstruksi merupakan salah satu contoh dari sistem project. Dalam lingkungan manufactur, produksidari item-item yang besar dan kompleks seperti kapal, pesawat terbang dikelola dengan sistem project.
C. Manfaat Yang Diciptakan Dari Proses Produksi
Berdasarkan manfaat yang diciptakan proses produksi bisa dilakukan dengan cara yang berbeda-beda tergantung manfaat yang diciptakan. Berdasarkan hal tersebut diatas, kegiatan atau manfaat yang diciptakan, kegiatan atau manfaat dapat dibagi menjadi 5 manfaat yaitu manfaat dasar, manfaat bentuk, manfaat waktu, manfaat milik, maupun manfaat tempat.
a.Manfaat dasar (primary utility)
Manfaat dasar akan terjadi jika kegiatan yang dilakukan perusahaan merupakan kegiatan yang bergerak dlam bidang pengambilan dan penyediaan barang-barang atau hasil-hasil dari sumber yang sudah tersedia oleh alam. Misalnya: perusahaan tambang, perikanan dan lain-lain.
b.Manfaat bentuk (form utility)
Proses produksi yang meniptakan manfaat bentuk adalah meubel. Prose produksi ini terjadi setelah manfaat dasar dilakukan kemudian baru dilakukan proses selanjutnya unuk menciptakan manfaat yang lebih baik lagi.
c.Manfaat waktu (time utulity)
Manfaat waktu dihubungkan dengan kenaikan nilai barang yang mempunyai selisih waktu misalnya: disimpan dipergudangan (bulog) setelah harg- harga naik maka beras yang tidak habis dalam masa turunnya harga karena waktu berjalan terus menyebabakan nilai beras tersebut bertambah.
d.Manfaat tempat (place utility)
Manfaat tempat dapat kita lihat pada perusahaan trsansportasi. Perusahaan apakah itu kereta api, kendaraan, truk, maupun pesawt udara akan menyebabkan bertambahnya mafaat barang yang dipindahkan tersebut. Contoh hasi-hasil pertanian yang diangkut ke kota.
e.Manfaat milik (Ownership utility)
Manfaat milik adalah usaha untuk memindahkan barang dari hak milik orang yang satu ke orang yang lain. Contohnya: pedagang, toko, dealer, distributor, pengecer, dan sebagainya.
Pengertian/ Definisi Proses Produksi, Jenis Proses Produksi, Reliabilitas Proses Produksi, dan Manfaatnya
PENGENDALIAN PRODUKSI
PENGENDALIAN PRODUKSI
A. Pengertian pengendalian produksi
a. Pengertian
Pengendalian produksi adalah berbagai kegiatan dan metode yang dignakan oleh majemen perusahaan untuk mengelolah, mengatur, mengkoordinir, dan mengarahkan proses produksi (peralatan, bahan baku, mesin, tenaga kerja) kedalam suatu arus aliran yang memberikan hasil dengan jumlah biaya yang seminimal mungkin dan waktu yang secepat mungkin.
Pengendalian produksi yang dilaksnakan pada perusahaan yang satu dengan yang perusahaan yang lain akan berbeda-beda terghantung pada sistem kebijaksanaan perusahaan yang digunakan. Pengendalian produksi dapat dilakaukan:
- Order Control: Perusahaaanyang beroperasi berdasarkan pesanan dari konsumen sehingga kegiatan operasionalnya juga tergantunmg pada pesanan tsb.
- Follow Control: Perusahaan yang beroperasi untuk menghasilkan produk standar sehingga sebagian produk merupakan produk untuk persediaan dalam jumlah besar.
Pengendalian keduanya bertujuan sama bagaimana jangka waktu arus material apakah suda sesuai dengan yang direncanakan demikian juga bagaimana transportasi dari pabrik proses produksi) ke gudang dan dari gudang ke tempat penyimpanan.
b. Tahap dalam pengendalian produksi (fungsinya)
1. Production forecasting
Production porecasting adalah peramalan produksi untuk mengetahui jumlah dan manfaat produksi yang akan dibuat di masa yang akan datang,sehingga kalau terjadi penyimpangan akan cepat diadakan penyesuaian produksi dimas ayang akan datang.
Dengan melaksanakan peramalan produksi, perusahaan dapat menyusun anggaran operasionalnya untuk pedoman kerja, penggunaan kapasitas produksi seoptimal mungkin, menstabilkan kesempatan kerja karena erdapanya kestabilan dan kepastian jumlah produksi dimasa yang akan datang.
2. Routing
Routing adalah kegiatan untuk menetukan urutan-urutan proses dan penggunaan alat produksinya dari bahan mentah smapi menjadi produk akhir, sehingga sebelum produksi dimulai maslah sudah tercantum pada rout sheet.
3. Schedulling.
Schedulling adalah kegiatan untuk membuat jadwal proses produksi sebagai satu kesatuan dari awal proses samapai selesai proses produksi . Scehedulling ini dlaksanakan untuk mengetahui berapa waktu yang dibutuhkan setiap tahap pemrosesan sesuai dengan urutan- urutan routenya. Oleh kaena itu untuk membantu keberhasilan tahap ini lebih baik melakukan “time and mention study” sehingga dapat ditentukan stanndar hasil kerjanya.
4. Dipatching
Dipatching adalah suatu proses untuk pemberian perin tah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan routing dan schedulling yang dibuat.
5. Follow up
Follow up adalah kegiatan untuk menghilangkan terjadinya penundaan/keterlambatan kerja dan mendorong terkoordinasinya pelaksaan kerja.
B. Pengendalian persediaan dan kualitas
a. Pengendalian persediaan bahan baku
Bahan baku merupakan salah satu faktor pembentuk terjadinya barang jadi sehhingga segala sesuatu yang menyangkut bahan baku harus benar-benar diperhatikan. Masalah tersebut diantaranya:
- Bagaimana jumlah bahan baku yang tersedia tidak kurang karena akan mengganggu jalannya proses produksi.
- Bagaiman bahan baku agar jangan terlalu berlebihan karena merupakan pemborosan kalau terlalu lama.
- Bagaiman agar biaya ekstra yang digunakan untuk memesan bahan baku yang kurang (karena mengejar target jumlah produksi dan kapasitas mesin yang terpakai) tidak terlalu merugikan dan sebagainya.
Dengan adanya pengendalian bahan baku maka perusahaan akan berusaha untuk menyediakan bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi sedemikian rupa agar berjalan dengan lancar tanpa terjadi kekuarangan persediaan atau kelebihan persediaan.
Ada suatu cara untuk menentukan berapa sebenarnya jumlah bahan baku yang perlu disediakan perusahaan dengan biaya yang paling minimun (dalam arti paling menguntungkan perusahaan). Caranya adalah dengan menggunakan analisa EOQ (Economical Order Quantity). Dengan kata lain perusahaan perusahaan kan mempunyai persediaan yang paling menguntungkan jikamelakukan pemesanan yang ekonomis.
Faktor-faktor yang mempengaruhi EOQ adalah sebagai berikut:
- umlah kebutuhan bahan baku per tahun (B)
- Biaya pemesanan (BP)
- Biaya penyimpanan (BS)
- Harga bahan baku (H)
Kalau djadikan suatu rumus EOQ aadalah:
b. Pengendalian kualiatas (Quality Control)
Pengendalian kualitas merupakan suatu proses untuk menentukan barang-barang yang rusak dan diusahan untuk dikurangi serta mempertahankan barang-barang yang sudah baik kemudian mengontrol agar hasil produksi di waktu yang akan datang tidak lagi mengalami penurunan kualitas atau kerusakan.
Untuk menentukan apakah barang tersebut rusak atau lebih baik mutunya, perusahaan biasanya menetukan produk standar. Dengan demikian pengendalian kualitas itu dilakuakan sejak awal proses. Barang dalam proses sampai barang jadi sehingga sejak awal perusahaan dapat menelusuri pada tahap proses yang mana yang menyebabkan terjadinya kerusakan barang. Jika pengendalian proses baik maka perusahaan akan beruntung karena mempunyai andil dalam meminimunkan biaya proses produksi sebagai berikut:
- Menentukan standar kualitas baik dalam hal ukuran, daya tahan, warna, bentuk, harga dsb dengan memakai peralatan yang standar.
- Mencari pemeriksa atau controler yang mempunyai kecakapan yang dibutuhkan baik mengenai pemakaian peralatan maupun pemeliharaannya.
- Tujuan pengendalian kualaitas adalah untuk meminimunkan biaya proses produksi sehingga dananya dapat dimanfaatkan untuk kegiatan yang lebih produktif.
C. Pengendaian Biaya dan Pemeliharaan
a. Pengendalian biaya produksi
Pengendalian biaya produksi dilakukan untuk mengetahui berapa besarnya volume penjualan yang menghasilkan keuntungan, kerugian atau hanya cukup untuk menutup biaya total yang telah dikeluarkan perusahaan.
Denga meneliti lebih cermat biaya-biaya apa saja yang dibutuhkan dalam proses produksi maka dapat dianalisa beberapa volume penjualan yang terjual diperusahaan tersebut beserta pendapatan yang diperoleh dari hasil penjualan tersebut.
Carang yang digunakan untuk menganalisis seluruh biaya yang diperlukan dan berapa pendapatan yang diterima perusahaan beserta hasilkeuntungan yang diperoleh perusahaan dapat dipakai rumus sebagai berikut:
FC
BEP = --------------------
P - V
Dimana:
BEP(Q) : jumlah unit yang duhasilkan (hasil yang didapatkan perusahaan hanya cukup untuk menutup biaya keseluruhan)
FC : Biaya tetap (Fixec Cost)
V : Variabel Cost (biaya variabel)
Baiaya tetap adalah biaya yang besar kecilnya tidak dipengaruhi oleh jumlah barang yang diproduksikan dan dpat berubah persatuan dalam batas range tertentu. Contoh: gaji tenaga kerja, biaya pemeliharaan gedung, depresiasi, bunga, sewa dll
Biaya variabel adalah biaya yang besar kecilnya tergantung oleh jumlah barang yang diproduksi perusahaan, secara keseluruhan jumlah totalnya berubah tetapi per satuan unitnya tetap. Contoh: biaya bahan baku, biaya tenaga kerja lansung, biaya bahan penolong dsb.
Keadaan Break Even Point (BEP) dapat digambarkan sebagai berikut:
b. Pemeliharaan dan penggantian fasilitas produksi
Pemeliharaan dan penggantian fasilitas produksi dilakukan dalam rangka mempertahankan tingkat produktivitas mesin dan peralatan lainnya. Untuk menunjang kegiatan ini perlu disusun jadwal rutin mengenai saat pemeliharaan sesuai dengan kemampuan tenaga kerja bagian servis tetapi jangan smpai baru diperiksa kalau sudah mengalami keruskan berat. Jadi pemeliharaan ini merupakan usaha pencegahan (pretentif), jangan smapai suatu mesin sudah rusak berat pada saat dilakukan pem,periksaan.
Pemeliharaan dan penggantian fasilitas produksi membutuhkan dana yang besar karena biasanya menyangkut mesin dan peralatan operasi kegiatan perusahaan dimana dana yang diinvestasikan tersebut berjumlah besar dan jangkla waktu pengembaliannya relatif lama.
Kapan suatu mesin perlu diganti atau hanya cukup dipelihara saja, ini biasaya tergantu pada kerusakannya dan hasil kualitas produksi yang diproduksinya apakah mempunyai standar kualitas yang sama atau tidak serta bagaiman dilihat dari sudut untung ruginya (secara ekonomis) apakah lebih menguntungkan diperbaiki sja atau diganti mesin/peralatan yang baru.
Jadi kegiatan perusahaan ini sangat tergantung pada pertimbanga-pertimbangan:
- Dana yang tersedia pada perusahaan.
- Kebijaksanaan yang diambil perusahaan
- Standar kualitas pproduk
- Kemampuan tenaga kerja bagian servis, dsb
QUALITY CONTROL
QUALITY CONTROL
A. Sejarah Dan Pengertian Quality Control
Manusia sejak awal, sudah memiliki penilaian kebutuhan suatu barang yaitu antara barang yang baik dan tidak baik. Maka dari sana sudah ada QC, karena sudah ada yang baik dan tidak baik, berarti masyarakat konsepnya mempunyai keinginan yang lebih maju dan lebih makmur.Untuk perusahaan kecil kontrol hanya dilaksanakan sendiri, termasuk kualitas oleh karena itu masalah QC tidak begitu penting, tetapi jika untuk perusahaan menengah dan besar seharusnya perlu adanya QC secara khusus. Untuk itu QC menjadi suatu bagian tersendiri (khusus).
Quality Control adalah profesi Inspecting, Testing, dan Grading. Dengan menggunakan statistik sebagai analisa angka-angka (data-data) yang tepat sebagai jawaban untuk pembanding dan estimasi hasil yang baik dan yang tidak baik dipisah-pisahkan (grading) untuk mencari mana yang dapat diterima (Accept) dan mana yang ditolak (Reject).
Tujuan pengusaha menjalankan QC adalah untuk mencari just to the point dengan cara yang fleksible dan untuk menjamin agar konsumen merasa puas, investasi bisa kembali, serta perusahaan mendapatkan keuntungan.
Bagian pemasaran dan bagian produksi tidak perlu memaksakan, tetapi perlu kelancaran dengan memanfaatkan data, inspection dan testing dengan analisa statistik dari QC yang disampaikan kepada pihak produksi untuk mengetahui bagaimana hasil kerjanya sebagai langkah untuk perbaikan.Saat pelaksanaan QC dan testing bisa ditemukan beberapa masalah kualitas khusus, kemudian dibuat suatu study masalah khusus agar dapat dipergunakan untuk mengatasi masalah di bidang produksi.
Disamping tersebut di atas tugas QC yaitu : jika terjadi komplain atau return, mengadakan cek ulang dan menyatakan kebenaran return untuk bisa diterima atau tidak diterima secara terpisah lalu laporkan kepimpinan supaya bisa mengusut dan memberikan informasi ke departemen terkait untuk kemajuan proses berikutnya.Untuk penyelesaian barang – barang seconds Quality juga merupakan tanggung jawab dan tugas QC.
B. Konsep Pelaksanaan Quality Control Terhadap Departemen Quality Control
Pada perusahaan besar maupun menengah, pelaksanaan tugas Quality Control diperlukan personil yang perpendidikan tinggi (sarjana) dan memiliki kemampuan untuk menganalisa data statistik, memiliki kemampuan dan pengalaman dalam manajemen produksi serta bersikap jujur, mampu menahan diri dan mempunyai loyalitas yang tinggi terhadap perusahaannya. Tidak takut menghadapi kesulitan dan tidak menerima jasa serta siap untuk tidak merasa sedih jika menerima kondisi yang pahit, sebab dari dulu berprofesi seperti ini tidak sederhana dan harus berirama (berfrekuensi), ahli di bidang teknologi dan pengalaman dalam mengatasi masalah personil. Karena QC adalah mendata hasil testing daninspecting dari beberapa dept. produksi dan dari data tersebut diinformasikan sampai kepada tom manajemen, maka manajemen produksi biasanya kurang senang. Prinsipnya semua orang tidak begitu senang jika profesinya dikoreksi, apalagi manager – manager berusia muda, sifatnya merasa dirinya super dan sifatnya melawan arus adalah kuat sekali.
Untuk melaksanakan QC selain harus mendapatkan dukungan dari atasan, juga memerlukan seseorang yang mempunyai kedudukan tinggi dan bertanggung jawab, serta aktif dalam konsep QC, disiplin untuk memberikan konsepnya kepada semua orang, dan harus bisa bekerja sama, serta harus team work.
Dengan ini profesi QC bisa lancar dan bisa cepat mengalami kemajuan.
Sebagai QC jangan sekali-kali membuat informasi dan usulan yang tidak pas, hal ini akan menambah kesalahpahaman. Untuk hasil kualitas yang baik dan yang tidak baik, semua harus didata dan diinformasikan sampai ke manajemen bisa mengetahui permasalahanya. Sebagai QC harus mempunyai konsep dasar; bagaimana sering memberi usulan, saran atau proposal terhadap Departemen terkait yang terdapat kesalahan. Selain konsep juga harus mempunyai pemikiran, teknologi, skill serta mengerti permasalahanya, dan cara penyampaiannya harus sopan dan santun, agar tidak terjadi kesalahpahaman.
Memang kerja QC kadang-kadang insidentil dan antisipasi resolusi proposal, kami percaya konsep dasar dan pokok adalah menggunakan QC, maka di dalam penggunaan QC selain mampu menguasai teknologi dan ilmu secara umum, juga memerlukan pemikiran dari segi material dan spiritual. Jika tidak demikian mungkin berlawanan dan akan timbul perpecahan yang akhirnya tidak bermanfaat untuk perusahaan.
Perlu kita ketahui segenap anggota QC harus bekerja dalam kondisi adil terhadap profesinya dan dengan sungguh – sungguh mampu menemukan permasalahan yang serius akan tetapi penyampaiannya harus dengan kata – kata yang baik, sedapat mungkin dengan ramah dan netral.
Pada umumnya saat menerima klaim masing – masing departement hampir semua dengan menggunakan cara yang sama yaitu : proteksi diri sendiri kemudian melemparkan masalahnya dengan orang lain ketika menghadapi pengusutan dari atasannya.
Sesungguhnya klaim dari konsumen mencakup banyak penyebabnya.
Contoh : ada klaim barang konfeksi dari konsumen dan yang pertama kali harus menerima dan bertanggung jawab seharusnya bagian Garment (konfeksi), tetapi mereka dapat mencari cacat yang asalnya bukan dari konfeksi, misalnya miss print yang cacat dari bagian printing atau double pick yang cacat dari kain grey, padahal ada teknologi tambal sulam yang harus dikuasai tapi saat proses konfeksi tidak mampu, sehingga standarnya tidak sesuai dan dalam percakapan menghindari masalah yang sesungguhnya, sehingga membuat hal yang negatif.
Kemudian setelah dianalisa oleh QC ternyata ditemukan masalah printing 10% dari kain grey 10% dan yang 70% dari konfeksi, sedang untuk yang lainya 10% ini hasil analisa disalah satu perusahaan tekstil yang menengah dan yang besar. Oleh karena itu bukan setiap departement harus berhati – hati, tetapi yang terpenting adalah masalah konfeksi yang harus diperkuat dalam melatih tenaga kerjannya dan tidak perlu membuang-buang waktu untuk ribut-ribut yang tidak menemukan titik sasarannya serta tidak mencapai tujuan, dalam mengatasi permasalahan yang lebih baik.
C. Pandangan Orang Umum Terhadap Quality Control
Pada umumnya pejabat yang bersangkutan hanya berkonsep QC, jika pendirian tidak sama, konsepnyapun tidak sama. Menjalankan profesi QC didalam perusahaan, konsepnya harus tepat,mampu bekerja sama, pembagian tugas yang adil, kreatif dan rajin serta harus team work.
Secara umum ada beberapa konsep QC, antara lain :
1. konsep QC antara pembeli dan penjual pada negara yang mempunyai standar kehidupan dan selera serta permintaan konsumen yang tidak sama, yaitu :
Ada konsumen yang mempunyai permintaan mengharuskan kualitas produksi pada tingkat paling atas. Walau harganya tinggi tidak jadi masalah, misalnya : untuk label /merk yang ternama contoh : seperti di negara eropa, Amerika dan jepang pada saat ini. Ada konsumen yang mempunyai selera harganya murah walaupun kualitas produksinya kurang tidak jadi masalah, misalnya Afrika, timur tengah atau konsumen dari pedesaan. Ada konsumen yang maunya harganya murah, kualitas bagus dan deliverynya cepat dan tepat, biasanya para pengusaha.
2. konsep QC dari pengusaha dapat dibagi – bagi sesuai dengan kesuksesannya :
Hasil kualitas yang baik, dapat memuaskan konsumen dan mendapatkan keuntungan serta memerintahkan bawahan untuk betul – betul bertanggung jawab.
Harus mengadakan percobaan dan pembuktian terhadap standar kualitas yang dicurigai dan tidak perlu khawatir jika terjadi kegagalan, harus ada kemauan dan tekad untuk mengambil pengalaman demi mengurangi kerugian yang lebih nyata.
Meminta kepada bawahan untuk menjual hasil yang ”O” defect, dan tidak dibenarkan terjadi barang second Quality menumpuk di gudang.
Ada beberapa pimpinan yang menerima klaim dari konsumen tetapi harus benar – benar tepat dan ada yang mengganti dengan mengubah syarat harus dapat menemukan penyebabnya supaya bisa untuk diperbaiki. Dan jangan sampai menempatkan orang yang tidak mampu dan tidak mudah melakukan kesalahan serta harus maklum terhadap hati sanubari mereka.
Memberikan pelayanan terhadap masyarakat juga harus dipelihara dengan baik dan bertanggung jawab terhadap anak buahnya yaitu dengan memperhatikan kehidupan dan kesejahteraannya, rasa aman dan adil sehingga anak buah tersebut ada kemauan bertanggung jawab terhadap konsep QC yang diberikan.Sehingga barang hasil produksi apa yang paling parah jika terjadi kesalahan dari pihak produksi harus dikenakan ganti rugi.
3. konsep QC dari pihak / unit produksi
para karyawan diproduksi harus mau mengerti dan bertanggung jawab apabila terdapat salah satu produksinya cacat. Dengan ini masalah kualitas produksi yang harus menjadi tanggung jawabanya jangan sampai jelek terus menerus. Dalam konsep pokok QC didalam proses produksi ialah baik buruknya barang produksi adalah merupakan tanggung jawab manager produksi. Bagian QC tidak berhak mencampuri urusan ini, karena tidak demikian sistem kerja QC didalam kenyataannya tidak bisa leluasa dijangkau. Contohnya : karyawan / karyawati tidak tahu menahu sehingga pihak pimpinan memiliki kesempatan untuk melempar tanggung jawabnya. Dari sini bisa menjadi penyebab kesalahpahaman, sehingga terjadi masalah yang tidak baik
D. Konsep Quality Control Terhadap Bagian Produksi :
Hasil produksi di cross check lagi oleh bagian QC dan hasilnya diinformasikan kepada bagian produksi dengan data yang jelas sebagai komunikatif, kemudian ditindaklanjuti oleh QC. Hal ini sama seperti kepala keluarga yang memepunyai anak – anak yang sekolah, dan dari pihak sekolah memberikan informasi berupa rapor (hasil study dari anak tersebut) kepda orang tuanya, agar orang tua tersebut bisa mengetahui kondisi anaknya disekolah, biasanya untuk hasil yang baik mendapatkan hadiah dan untuk hasil yang tidak baik diberikan pengarahan agar mereka bisa berubah lebih maju
PENGERTIAN CRM
PENGERTIAN CRM
A. Pengertian CRM
CRM merupakan sebuah pendekatan baru dalam mengelola hubungan korporasi dan pelanggan pada level bisnis sehingga dapat memaksimumkan komunikasi, pemasaran melalui pengelolaan berbagai kontak yang berbeda dengan pelanggan. Pendekatan ini memungkinakn untuk mempertahankan pelanggan dan memberikan nilai tambah terus menerus pada pelanggan, selain juga memperoleh keuntungan yang berkelanjutan.
Hal yang perlu dipahami adalah bahwa dari luar, pelanggan yang berinterkasi dengan perusahaan hanya memahami bisnis yang dilakukan oleh perusahaan sebagai satu entitas, tidak lebih; meskipun pelanggan juga berinteraksi dengan sejumlah pekerja yang berbeda peran dan departemennya. Semua itu tetap dianggap sebagai satu kesatuan. Dengan CRM, dukungan pada proses bisnis, informasi tentang pelanggan dan interaksinya dapat dimasukkan, disimpan, diakses oleh semua staf pada berbagai unit kerja dengan tujuan untuk meningkatkan layanan yang diberikan pada pelanggan, dan menggunakan informasi kontak pelanggan untuk target pemasaran.
CRM (customer relationship management) mengkombinasikan kebijakan, proses, dan strategi yang diterapkan organisasi menjadi satu kesatuan yang digunakan untuk melakukan interaksi dengan pelanggan dan juga untuk menelusuri informasi pelanggan. Pada era saat ini, implementasi CRM selalu akan menggunakan teknologi informasi untuk menarik pelanggan baru yang mengguntungkan, hingga mereka memiliki keterikatan pada perusahaan.
Konsep ini juga banyak digunakan sebagai sebuah terminologi pada industri informasi sebagai sebuah metodologi, piranti lunak, dan bahkan sebagai kapabilitas internet yang membantu korporasi mengelola hubungan pelanggan. Piranti ini memungkinkan korporasi untuk menjelaskan hubungan secara cukup rinci sehingga manajemen, staf penjualan, staf pelayanan, dan bahkan pelanggan dapat secara langsung mengakses informasi, menyesuaikan kebutuhan antara kebutuhan dan produk, pengingatan pelanggan pada layanan tertentu, dan sebagainya. Dalam pengembangan piranti lunak CRM harus dilakukan pendekatan yang holistik. Terkadang inisiatif implementasi piranti lunak CRM gagal dilakukan karena hanya terbatas pada instalasi piranti saja, tanpa memperhatikan konteks, dukukangan dan pemahaman staf, dan pemenfaatan sepenuhnya sistem informasi.
Banyak aspek yang tercakup dalam CRM. Aspek tersebut pada umumnya akan berhubungan langsung dengan salah satu aspek berikut:
Operasi Front office yang langsung berinteraksi dengan pelanggan seperti ketemu langsung, panggilan telepon, e-mail, layanan online, dll.
Operasi Back office yang sangat berpengaruh pada aktivitas pada layanan di front office seperti bagian pembayaran, perawatan, perencanaan, pemasaran, dll.
Hubungan bisnis, yaitu interaksi dengan perusahaan dan rekanan lain seperti suppliers/ vendors, outlet pengecer dan distribusi, jaringan industri. Jaringan eksternal ini akan mendukung aktivitas di front dan back office.
Data kunci dalam CRM dapat dianalisis dengan tujuan melakukan perencanaan kampanye pada target pemasaran, memahami strategi bisnis, dan memutuskan keberhasilan aktivitas CRM seperti pangsa pasar, karakteristik pelanggan, pendapatan dan keuntungan.
Implementasi CRM akan memberikan dampak manfaat bagi korporasi seperti akan memungkinkan untuk memperoleh keseimbangan dalam bagaimana menggunakan sumber daya untuk pemasaran agar mendapat nilai lebih pada segmen tertentu, meningkatkan interaksi pelanggan yang akan mendukung pengalaman branding pada pelanggan, mendongkrak produktivitas penualan melalui pemetaan proses menggunakan teknologi baru, menetapkan tujuan penjualan dan menentukan reward untuk pencapaiannya, fokus pada gab antara harapan pelanggan dan pengalaman layanan saat ini, dengan menggunakan alat analisis akan dapat ditingkatkan pemahaman organisasi tentang pelanggan.
B. Variasi CRM
Ada beberapa perbedaan pendekatan CRM dengan paket piranti lunak dalam memfokuskan aspek yang berbeda. Beberapa diantara piranti lunak CRM yang dikenal adalah seperti berikut.
1. Operasional
Operational CRM memberikan dukungan untuk proses bisnis di front office, seperti untuk penjualan, pemasaran, dan staf pelayanan. Interaksi dengan pelanggan biasanya disimban dalam sejarak kontak pelanggan, dan staf dapat melihat kembali informasi pelanggan ketika dibutuhkan. Dengan sejarah kontak pelanggan ini, staf dapat dengan cepat memperoleh informasi penting. Dapat meraih pelanggan dalam waktu dan tempat yang tepat merupakan sesuatu yang sangat diinginkan.
2. Penjualan.
Untuk penjualan biasa digunakan Sales Force Automation (SFA). SFA membantu untuk otomatisasi aktivitas yang terkait dengan staf penjualan, seperti untuk penjadwalan menghubungi pelanggan, pengiriman surat kertas maupun elektronik ke pelanggarn, menelusuri respon pelanggan, membuat laporan, menilai tingkat penjualan, proses order penjualan otomatis.
3. Analitik.
Analytical CRM menganalisis data pelanggan untuk berbagai tujuan seperti merancang dan menjalankan kampanye target pemasaran, termasuk melakukan cross-selling, up-selling, aiatem informasi manajemen untuk forecasting keuangan dan analisis profitabilitas pelanggan.
4. Intelijen Penjualan.
Intelijen Penjualan atau Sales Intelligence dalam CRM adalah sejenis dengan is similar to Analytical CRM, tetapi ditekankan lebih jauh untuk piranti penjualan langsung dengan fitur untuk mencari peluang Cross-selling/ Up-selling/ Switch-selling, kinerja penjualan, kecenderungan pelanggan, margin pelanggan.
5. Manajemen Kampanye.
Campaign management mengkombinasikan elemen antara CRM operasional dan analitik agar dapat menjalankan fungsi pembentukan kelompok target dengan kriteria tertentu menggungakan data pelanggan, mengirimkan materi yang terkait dengan kampanye produk untuk calon tertentu menggunakan berbagai saluran seperti e-mail, telephone, SMS, dan surat, menelusuri, menyimpan dan menganalisis statistik kampanye.
6. Kolaboratif.
Collaborative CRM mencakup aspek-aspek yang ditangani korporasi yang terkait dengan pelanggan pada berbagai departemen seperti pada bagian penjualan, dukungan teknis, dan pemasaran. Staf dari berbagai departemen pada korporasi yang sama dapat saling bertukar dan berbagi informasi yang dikumpulkan ketika berinteraksi dengan pelanggan. CRM jenis ini bertujuan untuk menggunakan informasi yang dikumpulkan secara bersama di semua departemen untuk peningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan.
C. Strategi dan Implementasi
Sasaran untuk menjalankan strategi CRM harus mempertimbangkan situasi spesifik yang dihadapi perusahaan dan juga kebutuhan dan harapan pelanggan. Informasi yang didapat melalu inisiasi CRM dapat mendukung pengembangan strategi pemasaran dengan mengembangkan pengetahuan pada area-area tertentu seperti identifikasi segmen pelanggan, peningkatan retensi pelangggan, perbaikan produk yang disampaikan, juga identifikasi pelanggan blue chip (yang paling menguntungkan). Sasaran ini dilakukan dengan melakukan manipulasi informasi yang terkait yang selanjutnya dimanfaatkan bersama untuk ditransformasikan menjadi pengetahuan. Pengetahuan ini merupakan pengetahuan yang memungkinkan perusahaan dapat lebih memahami pelanggan, dan digunakan untuk menyesuaikan kapabilitas organisasi agar dapat memberikan nilai yang lebih baik bagi pelanggan. Strategi CRM bervaria dalam besaran, komplesitas, cakupanya. Hal ini akan berpengaruh pada tipe apa CRM dikembangkan. Strategi CRM yang efektif akan fokus pada berbagai saluran. Perusahaan harus secara efektif mengelola saluran ini untuk perbaikan pelayanan.
Kegagalan berbagai projek CRM terutama terkait dengan kualitas dan availabilitas data pelanggan. Data yang baik merupakan isu penting. Ketika perusahaan yang menggunakan CRM untuk menelusuri siklus hidup pendapatan, pembiayaan, margin keuntungan, dan interkasi dengan pelanggan secara individual, maka semua ini harus tergambarkan dengan jelas dalam suatu bisnis proses. Data yang digunakan harus dapat diambil dari berbagai sumber data yang ada di tiap departemen atau bidang yang ada di perusahaan.
Sistem yang komprehensif dengan struktur yang telah didefinisikan dengan baik akan meningkatkan kualitas data yang dipakai dalam pengambilan keputusan. Meski saat ini banyak piranti lunak yang tersedia tentang CRM, namun perlu diingat bahwa CRM bukan sekedar teknologi namun lebih pada pendekatan komprehensif yang berpusat pada pelanggan. Implikasinya adalah kebijakan, proses, pelatihan staf, manajemen pemasaran, dan manajemen informasi. Dengan cara pandang ini, CRM merupakan hal yang dapat memberikan peran penting dalam usaha merekayasa proses penjualan untuk memberikan nilai tambah pada pelanggan.
D. Cara Mengoptimalkan CRM
Untuk mengoptimalkan strategi tersebut, berikut ini adalah beberapa tips pemasaran yang bisa Anda coba untuk menjaga loyalitas konsumen.
1. Membangun relasi kerja berdasarkan asas kejujuran. Modal utama yang Anda butuhkan untuk bisa sukses meyakinkan para konsumen yaitu selalu menjaga kejujuran Anda dalam menawarkan kerjasama bisnis maupun mempromosikan produk unggulan Anda kepada setiap pelanggan yang ada.
2. Menjaga kualitas produk yang ditawarkan. Ketika memasarkan barang kepada para pelanggan, jangan pernah mencampurkan barang yang rusak dengan barang yang masih bagus. Meskipun cara ini bisa mengurangi resiko kerugian yang sedang Anda hadapi, namun tindakan tersebut bisa menurunkan kepuasan konsumen, sehingga kedepannya mereka tidak akan mempercayai kualitas produk ataupun jasa yang Anda tawarkan.
3. Memahami kebutuhan dan keinginan konsumen. Pada dasarnya strategi customer relationship management disusun untuk memahami kebutuhan dan keinginan para pelanggan, baik itu kebutuhan dan keinginan di masa sekarang maupun kebutuhan dan keinginan pelanggan yang diharapkan bisa terwujud pada masa-masa yang akan datang.
4. Tanggap terhadap permasalahan yang dihadapi konsumen. Sebagai seorang pelaku usaha, sebaiknya Anda cepat tanggap terhadap permasalahan-permasalahan yang dihadapi para konsumen. Hal ini sangatlah penting, jangan hanya fokus menjual produk, tetapi cobalah menjual solusi bagi permasalahan yang mereka hadapi.
Supply Chain Management
Supply Chain Management
A. Pemahaman Supply Chain Management
Persaingan bisnis yang ketat di era globalisasi ini menuntut perusahaan untuk menyusun kembali strategi dan taktik bisnisnya sehari-hari. Jika dilihat secara mendalam, inti dari persaingan perusahaan terletak pada bagaimana sebuah perusahaan mengimplementasikan proses penciptaan produk dan jasa secara lebih murah, lebih baik dan lebih cepat (cheaper, better, faster) dibandingkan dengan kompetitornya. Namun, banyak perusahaan yang sudah tidak mungkin lagi menerapkan dan mengimplementasikan resource-nya, sehingga salah satu caranya adalah dengan membuat strategi manajemen supply chain.
Pengertian supply adalah sejumlah material yang disimpan dan dirawat menurut aturan tertentu dalam tempat persediaan agar selalu dalam keadaan siap pakai dan ditatausahakan dalam buku perusahaan.
Pengertian supply chain adalah sebuah proses bisnis dan informasi yang berulang yang menyediakan produk atau layanan dari pemasok melalui proses pembuatan dan pendistribusian kepada konsumen. Sedangkan menurut Indrajit dan Djokopranoto supply chain adalah suatu tempat sistem organisasi menyalurkan barang produksi dan jasanya kepada para pelanggannya. Rantai ini juga merupakan jaringan dari berbagai organisasi yang saling berhubungan dan mempunyai tujuan yang sama, yaitu sebaik mungkin menyelenggarakan pengadaan atau penyalur barang tersebut.
Pengertian Manajemen adalah teknik atau seni untuk mengarahkan dan menggerakkan orang lain dalam rangka mencapai tujuan.
Pengertian Supply Chain Management Menurut Schroeder Supply Chain Management (SCM) adalah perancangan, desain, dan kontrol arus material dan informasi sepanjang rantai pasokan dengan tujuan kepuasan konsumen sekarang dan di masa depan. Menurut Simchi-Levi et al SCM adalah suatu pendekatan dalam mengintegrasikan berbagai organisasi yang menyelenggarakan pengadaan atau penyaluran barang, yaitu supplier, manufacturer, warehouse dan stores sehingga barang-barang tersebut dapat diproduksi dan didistribusikan dalam jumlah yang tepat, lokasi yang tepat, waktu yang tepat dan biaya yang seminimal mungkin.
Dari defenisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa :
Suplly Chain Management (SCM) adalah Sebuah rangkaian atau jaringan perusahaan-perusahaan yang bekerja secara bersama-sama untuk membuat dan menyalurkan produk atau jasa kepada konsumen akhir. Rangkaian atau jaringan ini terbentangdari penambang bahan mentah (di bagian hulu) sampai retailer / toko (pada bagian hilir).
Dalam proses di atas terdapat tiga aliran yang terjadi,yaitu :
1. Arus material melibatkan arus produk fisik dari pemasok sampai konsumen melalui rantai, sama baiknya dengan arus balik dari retur produk, layanan, daur ulang dan pembuangan.
2. Arus informasi meliputi ramalan permintaan, transmisi pesanan dan laporan status pesanan, arus ini berjalan dua arah antara konsumen akhir dan penyedia material mentah.
3. Arus keuangan meliputi informasi kartu kredit, syarat-syarat kredit, jadwal pembayaran dalam penetapan kepemilikandan pengiriman.
B. Fungsi Supply Chain Management
Fungsi-fungsi manajemen yang utama adalah : merencanakan (Planing), yaitu merencanakan apa yang akan mereka lakukan, kemudian mengorganisasikan (Organize) untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf (Staff) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan. Dengan sumber daya yang ada, mereka mengarahkan (Directing) untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan (Control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
1. Fungsi dasar SCM adalah:
- Secara fisik mengubah bahan baku dan komponen menjadi produk dan mengirimnya ke konsumen akhir.
- Meyakinkan bahwa pengiriman produk/ jasa memuaskan aspirasi pelanggan.
2. Tujuan supply chain manajemen diatas adalah:
- Supply chain manajemen menyangkut pertimbangan mengenai lokasi setiap fasilitas yang memiliki dampak terhadap aktivitas dan biaya dalam rangka memproduksi produk yang diinginkan pelanggan dari supplier dan pabrik hingga disimpan di gudang dan pendistribusiannya ke sentra penjualan.
- Mencapai efisiensi aktivitas dan biaya seluruh sistem, total biaya sistem dari transportasi hingga distribusi persediaan bahan baku, proses kerja dan barang jadi.
C. Karakter Sistem Supply Chain Management
Menurut Turban, Rainer, Porter (2004, h321), terdapat 3 macam komponen rantai suplai, yaitu:
1. Rantai Suplai Hulu/Upstream supply chain
]Bagian upstream (hulu)/ supply chain meliputi aktivitas dari suatu perusahaan manufaktur dengan para penyalurannya (yang mana dapat manufaktur, assembler, atau kedua-duanya) dan koneksi mereka kepada pada penyalur mereka (para penyalur second-trier). Hubungan para penyalur dapat diperluas kepada beberapa strata, semua jalan dari asal material (contohnya bijih tambang, pertumbuhan tanaman. Di dalam upstream supply chain, aktivitas yang utama adalah pengadaan.
2. Manajemen Internal Suplai Rantai/Internal supply chain management
Bagian dari internal supply chain meliputi semua proses pemasukan barang ke gudang yang digunakan dalam mentransformasikan masukan dari para penyalur ke dalam keluaran organisasi itu. Hal ini meluas dari waktu masukan masuk ke dalam organisasi. Di dalam rantai suplai internal, perhatian yang utama adalah manajemen produksi, pabrikasi, dan pengendalian persediaan.
3. Segmen Rantai Suplai Hilir/Downstream supply chain segment
Downstream (arah muara) supply chain meliputi semua aktivitas yang melibatkan pengiriman produk kepada pelanggan akhir. Di dalam downstream supply chain, perhatian diarahkan pada distribusi, pergudangan, transportasi, dan after-sales-service.
D. Area Cakupan Supply Chain Management
Apabila mengacu pada sebuah perusahaan manufaktur, kegiatan-keiatan utama yang masuk dalam klasifikasi SCM adalah:
- kegiatan merancang produk baru (product development )
- kegiatan mendapatkan bahan baku (procurement)
- kegiatan merencanakan produksi dan persediaan (planning and control )
- kegiatan melakukan produksi (production )
- kegiatan melakukan pengiriman (distribution )
Bagian Cakupan kegiatan antara lain
Pengembangan Produk Melakukan riset pasar, merancang produk baru, melibatkan supplier dalam perancangan produk baru
Pengadaan Memilih supplier mengevaluasi kinerja supplier, melakukan pembelian bahan baku dan komponen, memonitor supply risk, membina dan memelihara hubungan dengan supplier
Perencanaan dan Pengendalian Demand planning, peramalan permintaan, perencanaan kapasitas, perencanaan produksi dan persediaan
Produksi Eksekusi produksi, pengendalian kualitas
Distribusi Perencanaan jaringan distribusi, penjadwalan pengiriman, mencari dan memelihara hubungan dengan perusahaan jasa pengiriman, memonitor service level di riap pusat distribusi
E. Aktivitas Pengembangan Supply Chain Management
Aktivitas suplai rantai bisa dikelompokan ke tingkat strategi, taktis, dan operasional.
Strategis
• Optimalisasi jaringan strategis, termasuk jumlah, lokasi, dan ukuran gudang, pusat distribusi dan fasilitas
• Rekanan strategis dengan pemasok suplai, distributor, dan pelanggan, membuat jalur komunikasi untuk informasi amat penting dan peningkatan operasional seperti cross docking, pengapalan langsung dan logistik orang ketiga
• Rancangan produk yang terkoordinasi, jadi produk yang baru ada bisa diintregasikan secara optimal ke rantai suplai,manajemen muatan
• Keputusan dimana membuat dan apa yang dibuat atau beli
• Menghubungkan strategi organisasional secara keseluruhan dengan strategi pasokan/suplai
Taktis
• Kontrak pengadaan dan keputusan pengeluaran lainnya
• Pengambilan Keputusan produksi, termasuk pengontrakan, lokasi, dan kualitas dari
inventori
• Pengambilan keputusan inventaris, termasuk jumlah, lokasi, penjadwalan, dan definisi proses perencanaan.
• Strategi transportasi, termasuk frekuensi, rute, dan pengontrakan
• Benchmarking atau pencarian jalan terbaik atas semua operasi melawan kompetitor dan implementasi dari cara terbaik diseluruh perusahaan
• Gaji berdasarkan pencapaian
Operasional
• Produksi harian dan perencanaan distribusi, termasuk semua hal di rantai suplai
• Perencanaan produksi untuk setiap fasilitas manufaktru di rantai suplai (menit ke menit)
• Perencanaan permintaan dan prediksi, mengkoordinasikan prediksi permintaan dari semua konsumen dan membagi prediksi dengan semua pemasok
• Perencanaan pengadaan, termasuk inventaris yang ada sekarang dan prediksi permintaan, dalam kolaborasi dengan semua pemasok
• Operasi inbound, termasuk transportasi dari pemasok dan inventaris yang diterima
• Operasi produksi, termasuk konsumsi material dan aliran barang jadi (finished goods)
• Operasi outbound, termasuk semua aktivitas pemenuhan dan transportasi ke pelanggan
• Pemastian perintah, penghitungan ke semua hal yang berhubungan dengan rantai suplai, termasuk semua pemasok, fasilitas manufaktur, pusat distribusi, dan pelanggan lain
F. Tantangan Supply Chain Management
Tantangan dalam Mengelola Supply Chain adalah sebagai berikut :
• Kompleksitas Struktur Supply Chain
1. Melibatkan banyak pihak dengan kepentingan yang berbedabeda(bertentangan?)
2. Perbedaan bahasa, zona waktu dan budaya antar perusahaan
• Ketidakpastian
1. Ketidakpastian permintaan
2. Ketidakpastian pasokan: lead time pengiriman, harga dan kualitasbahan baku, dll
3. Ketidakpastian internal: kerusakan mesin, kinerjamesin yang tidak sempurna,
ketidakpastian kualitas produksi dll
G. Peran Internet Dalam Supply Chain Management
Teknologi memungkinkan pembagian cepat dari data permintaan dan penawaran. Dengan membagi informasi di seluruh rantai suplai ke konsumen akhir, kita bisa membuat sebuah rantai permintaan, diarahkan pada penyediaan nilai konsumen yang lebih. Tujuannya ialah mengintegrasikan data permintaan dan suplai jadi gambaran yang akuarasinya sudah meningkatdapat diambil tentang sifat dari proses bisnis, pasar dan konsumen akhir. Integrasi ini sendiri memungkinkan peningkatan keunggulan kompetitif. Jadi dengan adanya integrasi ini dalam rantai suplai akan meningkatkan ketergantungan dan inventori minimum.
MATERIAL REQUIREMENT PLANNING
A. Pengertian Material Requirement Planning
Material Requirement Planning (MRP) dapat didefinisikan sebagai suatu teknik atau set prosedur yang sistematis dalam penentuan kuantitas serta waktu dalam proses pengendalian kebutuhan bahan terhadap komponen-komponen permintaan yang saling bergantungan. (Dependent demand items). (Gaspersz, 1998).
B. Prasyarat dan Asumsi dari Material Requirement Planning
a. Tersedianya Jadwal Induk Produksi (Master Production Schedule), yaitu suatu rencana
produksi yang menetapkan jumlah serta waktu suatu produk akhir harus tersedia sesuai
dengan jadwal yang harus diproduksi. Jadwal Induk Produksi ini biasanya diperoleh dari
hasil peramalan kebutuhan melalui tahapan perhitungan perencanaan produksi yang baik,
serta jadwal pemesanan produk dari pihak konsumen.
b. Setiap item persediaan harus mempunyai identifikasi yang khusus. Hal ini disebabkan
karena biasanya MRP bekerja secara komputerisasi dimana jumlah komponen yang harus
ditangani sangat banyak, maka pengklasifikasian atas bahan, bagian atas bahan, bagian
komponen, perakitan setengah jadi dan produk akhir haruslah terdapat perbedaan yang
jelas antara satu dengan yang lainnya.
c. Tersedianyastruktur produk pada saat perencanaan. Dalam hal ini tidak diperlukan struktur
produk yang memuat semua item yang terlibat dalam pembuatan suatu produk apabila
itemnya sangat banyak dan proses pembuatannya sangat komplek. Walaupun demikian,
yang penting struktur produk harus mampu menggambarkan secara gamblang
langkahlangkah suatu produk untuk dibuat, sejak dari bahan baku sampai menjadi produk
jadi.
d. tersedianya catatan tentang persediaan untuk semua item yang menyatakan status
persediaan sekarang dan yang akan datang.
C. Struktur Sistim Material Requirement Planning (MRP)
Cara kerja sistim MRP adalah sebagai berikut: pesanan produk dijadikan dasar untuk
membuat skedul produksi master atau Master Production Schedule (MPS) yang memberikan gambaran tentang jumlah item yang diproduksi selama periode waktu tertentu. MPS dibuat berdasarkan pada peramalan kebutuhan akan peralatan yang diperlukan, merupakan proses alokasi untuk mengadakan sejumlah peralatan yang diinginkan dengan memperhatikan kapasitas yang dipunyai (pekerja, mesin, dan bahan).
Bill of Material mengidentifikasi material tertentu yang digunakan untuk membuat setiap item dan jumlah yang diperlukan yang dapat disusun dalam bentuk pohon produk (product structure tree). Bill of material ini merupakan sebuah daftar jumlah komponen, campuran bahan dan bahan baku yang diperlukan untuk membuat suatu produk. Bill of material tidak hanya menspesifikasikan produksi, tetapi juga berguna untuk pembebanan biaya, dan dapat dipakai sebagai daftar bahan yang harus dikeluarkan untuk karyawan produksi atau perakitan. Bill of material digunakan dengan cara ini biasanya dinamakan daftar pilih.
Pohon Struktur Produk (Product Structure Tree) Pohon Struktur Produk (Product Structure Tree) adalah salah satu item informasi yang ada dalam Bill of Material. Pohon Struktur Produk (Product Structure Tree) didefinisikan sebagai bagan informasi tentang hubungan antara produk akhir dengan komponen-komponen penyusun produk akhir. Struktur produk merupakan suatu informasi tentang hubungan antara komponen dalam suatu perakitan, juga memberikan informasi tentang semua item, seperti nomor komponen dan jumlah yang dibutuhkan pada setiap pembelian. Struktur produk dibagi lagi menjadi dua jenis, yaitu :
- Struktur produk single level yang menggambarkan hubungan antara produk akhir komponen-komponen penyusunnya dimana komponen-komponen tersebut langsung membentuk produk akhir atau berada satu level di bawah produk akhir.
- Struktur produk multi level yang menggambarkan hubungan antara produk akhir dengan komponen penyusunnya dimana komponen-komponen tersebut memerlukan komponen-komponen lain untuk membuatnya dan begitu seterusnya. Bila dimisalkan untuk membuat 1 unit produk akhir X diperlukan 2 unit komponen A dan 1 unit komponen B. Sementara untuk membuat 1 unit komponen B diperlukan 3 unit komponen C dan 1 unit komponen D. Dari informasi tersebut dapat dibuat product structure tree sebagimana tersaji pada gambar di bawah ini:
File Catatan Keadaan Persediaan (inventory status), berisi data tentang jumlah unit yang tersedia dan sedang dipesan, serta berbagai perubahan inventori sehubungan dengan adanya kerugian akibat sisa bahan, pesanan yang dibatalkan, dll. Intinya File Catatan Keadaan Persediaan (inventory status) menggambarkan status semua item yang ada dalam persediaan, dimana semua item persediaan harus diidentifikasikan untuk menjaga kekeliruan perencanaan, juga harus berisi data tentang lead time, lot size, teknik lot size, persediaan cadangan dan catatan penting lainnya.
Tiga sumber tersebut, skedul master, bill of material, dan inventory record menjadi sumber data bagi MRP yang akan menjabarkan skedul produksi menjadi rencana skedul pemesanan secara detil untuk keseluruhan urutan produksi.
Gambar Sistem MRP
D. Tujuan Material Requirement Planning
Suatu sistem MRP pada dasarnya bertujuan untuk merancang suatu sistem yang mampu menghasilkan informasi untuk mendukung aksi yang tepat baik berupa pembatalan pesanan, pesan ulang, atau penjadwalan ulang. Aksi ini sekaligus merupakan suatu pegangan untuk melakukan pembelian dan/ atau produksi.
E. Ciri Utama Material Requirement Planning
a. Mampu menentukan kebutuhan pada saat yang tepat, kapan suatu pekerjaan akan selesai
(material harus tersedia) untuk memenuhi permintaan produk yang dijadwalkan
berdasarkan MPS yang direncanakan.
b. Menentukan kebutuhan minimal setiap item, dengan menentukan secara tepat sistem
penjadwalan.
c. Menentukan pelaksanaan rencana pemesanan, dengan memberikan indikasi kapan
pemesanan atau pembatalan suatu pesanan harus dilakukan.
d. Menentukan penjadwalan ulang atau pembatalan atas suatu jadwal yang sudah
direncanakan.Apabila kapasitas yang ada tidak mampu memenuhi pesanan yang
dijadwalkan pada waktu yang dikehendaki, maka MRP dapat memberikan indikasi untuk
melaksanakan rencana penjadwalan ulang (jika mungkin) dengan menentukan prioritas
pesanan yang realistis. Seandainya penjadwalan ulang ini masih tidak memungkinkan
untuk memenuhi pesanan, maka pembatalan terhadap suatu pesanan harus dilakukan.
F. Input Material Requirement Planning
1. Jadwal Induk Produksi (Master production schedule) Merupakan suatu rencana produksi
yang menggambarkan hubungan antara kuantitas setiap jenis produk akhir yang diinginkan
dengan waktu penyediaannya
2. Struktur Produk (Product structure Record & Bill of Material) Merupakan kaitan antara
produk dengan komponen penyusunnya. Informasi yang dilengkapi untuk setiap
komponen ini meliputi :
• Jenis komponen
• Jumlah yang dibutuhkan
• Tingkat penyusunannya
Selain ini ada juga masukan tambahan seperti :
- Pesanan komponen dari perusahaan lain yang membutuhkan
- Peramalan atas item yang bersifat tidak bergantungan.
3. Status Persediaan (Inventory Master File atau Inventory Status Record) Menggambarkan
keadaan dari setiap komponen atau material yang ada dalam persediaan, yang berkaitan
dengan :
• Jumlah persediaan yang dimiliki pada setiap periode (on hand inventory )
• Jumlah barang dipesan dan kapan akan datang (on order Inventory )
• Waktu ancang – ancang ( lead time ) dari setiap bahan.
Status persediaan ini harus diketahui untuk setiap bahan atau item dan diperbaharui setiap
terjadi perubahan untuk menghindari adanya kekeliruan dalam perencanaan.
G. Proses Material Requirement Planning
Langkah - langkah dasar dalam penyusunan Proses MRP (Nasution,1992)
1. Netting (kebutuhan bersih) : Proses perhitungan kebutuhan bersih untuk setiap periode selama horison perencanaan.
2. Lotting (kuantitas pesanan) : Proses penentuan besarnya ukuran jumlah pesanan yang optimal untuk sebuah item, berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan.
3. Offsetting (rencana pemesanan): Bertujuan untuk menentukan kuantitas pesanan yang dihasilkan proses lotting. Penentuan rencana saat pemesanan ini diperoleh dengan cara mengurangkan saat kebutuhan bersih yang harus tersedia dengan waktu ancang-ancang (Lead Time).
4. Exploding: Merupakan proses perhitungan kebutuhan kotor untuk tingkat (level) yang lebih bawah dalam suatu struktur produk, serta didasarkan atas rencana pemesanan.
H. Output Material Requirement Planning
Keluaran MRP sekaligus juga mencerminkan kemampuan dan ciri dari MRP, yaitu : (Gaspersz, 1998)
a. Planned Order Schedule (Jadwal Pesanan Terencana) adalah penentuan jumlah kebutuhan material serta waktu pemesanannya untuk masa yang akan datang.
b. Order Release Report (Laporan Pengeluaran Pesanan) berguna bagi pembeli yang akan digunakan untuk bernegosiasi dengan pemasok, dan berguna juga bagi manejer manufaktur, yang akan digunakan untuk mengontrol proses produksi.
c. Changes to planning Orders (Perubahan terhadap pesanan yang telah direncanakan) adalah yang merefleksikan pembatalan pesanan, pengurangan pesanan, pengubahan jumlah pesanan.
d. Performance Report (Laporan Penampilan) suatu tampilan yang menunjukkan sejauh mana sistem bekerja, kaitannya dengan kekosongan stock dan ukuran yang lain. Terlihat pada gambar Sistem MRP
I. Form dan Metode Penentuan Lotting Material Requirement Planning
Metode Penentuan Lotting dalam MRP
Proses penentuan besarnya ukuran jumlah pesanan yang optimal untuk sebuah item, berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan dari masing masing periode horison perencanaan dalam MRP ( Material Requirement Planning). Didalam ukuran lot ini ada beberapa pendekatan yaitu:
Menyeimbangkan ongkos pesan (set up cost) dan ongkos simpan.
a. Biaya pemesanan ( order cost ) adalah biaya yang dikaitkan dengan usaha untuk
mendapatkan bahan atau bahan dari luar. Biaya pemesanan dapat berupa biaya penulisan pemesanan, biaya proses pemesanan, biaya materai / perangko, biaya faktur, biaya pengetesan, biaya pengawasan, dan biaya transportasi. Sifat biaya pemesanan ini adalah semakin besar frekuensi pembelian semakin besar biaya pemesanan. Metode Penentuan Lotting dalam MRP
b. Biaya Penyimpanan. Komponen utama dari biaya simpan ( carrying cost ) terdiri dari :
1)Biaya Modal, meliputi : biayayang diinvestasikan dalam persediaan, gedung, dan
peralatan yang diperlukan untuk mengadakan dan memelihara persediaan.
2)Biaya Simpan, meliputi : biaya sewa gudang, perawatan dan perbaikan bangunan,
listrik, gaji,personel keamanan, pajak atas persediaan, pajak dan asuransiperalatan,
biaya penyusutan dan perbaikan peralatan. Biaya tersebut ada bersifat tetap (fixed )
variabel, maupun semi fixed atau semi variabel Metode Penentuan Lotting dalam
MRP2.Menggunakan konsep jumlah pesanan tetap.
3.Dengan jumlah periode pemesanan tetap. Metode Penentuan Lotting dalam MRP
Teknik Menentukan Ukuran Lot
Terdapat 10 Alternatif teknik yang digunakan dalam menentukan ukuran Lot, yaitu:
1. Fixed Order Quantity (FOQ) : Pendekatan menggunakankonsep jumlah pemesanan
tetap karena keterbatasan akan fasilitas. Misalnya : kemampuan gudang, transportasi, kemampuan supplier dan pabrik.
2. Lot for Lot (LFL): Pendekatan menggunakan konsep atas dasar pesanan diskrit dengan
pertimbangan minimasi dari ongkos simpan, jumlah yang dipesan sama dengan jumlah yang dibutuhkan.
3. Least Unit Cost (LUC) : Pendekatan menggunakan konsep pemesanan dengan ongkos
unit perkecil, dimana jumlah pemesanan ataupun interval pemesanan dapat bervariasi. Keputusan untuk pemesanan didasarkan :
ongkos perunit terkecil = (ongkos pesan per unit) + (ongkos simpan per unit)
4. Economic Order Quantity (EOQ) : Pendekatan menggunakan konsep minimasi ongkos
simpan dan ongkos pesan. Ukuran lot tetap berdasarkan hitungan minimasi tersebut.
5. Period Order Quantity (POQ) : Pendekatan menggunakan konsep jumlah pemesanan
ekonomis agar dapat dipakai pada periode bersifat permintaan diskrit, teknik ini dilandasi oleh metode EOQ. Dengan mengambil dasar perhitungan pada metode pesanan ekonomis maka akan diperoleh besarnya jumlah pesanan yang harus dilakukan dan interval periode pemesanannya adalah setahun.
6. Part Period Balancing (PPB) : Pendekatan menggunakan konsep ukuran lot ditetapkan
bila ongkos simpannya sama atau mendekati ongkos pesannya. Teknik Menentukan Ukuran Lot
7. Fixed Periode Requirement (FPR) : Pendekatan menggunakan konsep ukuran lot dengan
periode tetap, dimana pesanan dilakukan berdasarkan periode waktu tertentu saja. Besarnya jumlah pesanan tidak didasarkan oleh ramalan tetapi dengan cara menggunakan penjumlahan kebutuhan bersih pada interval pemesanan dalam beberapa periode yang ditentukan.
8. Least Total Cost (LTC) : Pendekatan menggunakan konsep ongkos total akan
diminimasikan apabila untuk setiap lot dalam suatu horison perencanan hampir sama besarnya. Hal ini dapat dicapai dengan memesan ukuran lot yang memiliki ongkos simpan per unit-nya hampir sama dengan ongkos pengadaannya/ unitnya. ongkos total = (ongkos simpan) + (ongkos pengada Teknik Menentukan Ukuran Lot
9. Wagner Within (WW) : Pendekatan menggunakan konsep ukuran lot dengan prosedur
optimasi program linear, bersifat matematis. Pada prakteknya ini sulit diterapkan dalam MRP karena membutuhkan perhitungan yang rumit. Fokus utama dalam penyelesaian masalah ini adalah melakukan minimasi penggabungan ongkos total dari ongkos set-up dan ongkos simpan dan berusahan agar ongkos set-up dan ongkos simpan tersebut mendekati nilai yang sama untuk kuantitas pemesanan yang dilakukan.
10. Silver Mean (SM): Menitikberatkan pada ukuran lot yang harus dapat meminimumkan
ongkos total per-periode. Dimana ukuran lot didapatkan dengan cara menjumlahkan kebutuhan beberapa periode yang berturut-turut sebagai ukuranlot yang tentatif (bersifat sementara), penjumlahan dilakukan terus sampai ongkos totalnya dibagi dengan banyaknya periode yang kebutuhannya termasuk dalam ukuran lot tentatif tersebut meningkat. Besarnya ukuran lot yang sebenarnya adalah ukuran lot tentatif terakhir yang ongkos total periodenya masih menurun.
PEMBAHASAN ERP
1. SEJARAH ERP
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Untuk menghadapi persaingan global, perusahaan manufaktur tidak cukup hanya meningkatkan produktivitas proses kerja yang ada di dalam perusahaan saja, tetapi harus meningkatkan efisiensi dan efektifitas seluruh supply chain-nya, mulai dari pemasok melalui berbagai pemrosesan sampai dengan konsumen akhir.
2. PENGERTIAN ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu sistem perencanaan dan penjadwalan dengan alat bantu komputer yang mengintegrasikan seluruh fungsi penjualan, produksi, akunting dan distribusi dengan sasaran untuk mengoptimalkan semua sumber daya: material, sumber daya manusia dan kapasitas mesin.
ERP merupakan sebuah framework transaksi enterprise yang menghubungkan proses pemesanan barang, manajemen inventarisasi dan kontrol, perencanaan distribusi dan produksi, dan keuangan. ERP bekerja sebagai kekuatan lintas fungsional perusahaan yang mengintegrasikan dan mengautomatisasi berbagai proses bisnis internal dan sistem informasi termasuk manufacturing, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia dari sebuah perusahaan (O‟Brien, 2005).
ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.
Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.
Gambar 1. Konsep dasar ERP (Rashid et al. 2002)
Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk:
-Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
-Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
-Menghasilkan informasi yang real-time
-Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan
3. KEGUNAAN ERP
Melalui penerapan ERP, lead time dapat ditekan sehingga pengiriman akan lebih terjamin tepat waktu, persediaan di seluruh “Pipeline dalam Supply Chain” dapat ditekan. Dengan demikian, biaya produksi dan distribusi dapat ditekan dan pada gilirannya, pangsa pasar dapat ditingkatkan secara signifikan.
Sistem informasi yang didesain untuk mendukung keseluruhan unit fungsional dari perusahaan.
ERP adalah paket software yang memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, dari sudut pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi tersebut.
Adopsi dan implementasi ERP untuk tahap pertama mengintegrasikan proses bisnis :
• Perencanaan produksi dan pengendalian persediaan
• Penjualan distribusi
• Pembelian (Logistic - Purchasing)
• Keuangan (Finance Accounting)
• Cost center
Keistimewaan ERP dibandingkan teknologi sistem informasi lainnya terletak pada sifatnya yang terintegrasi, sehingga ERP mampu mengatasi banyak permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Misalnya, manajemen material, masalah pengendalian mutu, produktivitas karyawan, pelayanan pelanggan, manajemen kas, masalah inventory, dan lain-lain.
ERP system memberikan kepada organisasi penggunanya suatu model pengolahan transaksi yang terintegrasi dengan aktivitas di unit lain dalam organisasi, contohnya integrasi antara produksi dengan sumber daya manusia. Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut.
Kelemahan ERP
Teknologi enterprise resources planning (ERP) dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan.
Fan et, al dalam Yusuf, et al. (2006) menyatakan ERP merupakan fungsi sistem aplikasi software yang dapat membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik karena dapat mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok, mengurangi cycle time order, meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan. Sedangkan Leon (2005) menyatakan bahwa ERP mempunyai keuntungan dengan pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas, penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan
Teori yang disampaikan Gargeya dan Brady (2005) menyatakan bahwa ada faktor-faktor keberhasilan dan faktor-faktor kegagalan antara lain: pertama, kemampuan untuk mempersingkat bisnis proses atau operasi sehingga kustomisasi berkurang pada perusahaan; kedua, keberhasilan tim proyek yang didukung oleh manajemen, konsultan dan vendor; ketiga, adanya pelatihan yang berkelanjutan saat implementasi ERP pada perusahaan; keempat, menyesuaikan budaya organisasi yang sama untuk menghindari cara-cara tersendiri dalam mengerjakan hal-hal dan setiap fungsi/departemen beroperasi dengan prosedur berbeda dan ketentuan bisnis berbeda, maka perlu dilakukan wadah untuk sharing knowledge ERP pada perusahaan. Kelima, merencanakan biaya pada saat implementasi dan pengembangan ERP untuk menghindari pemakaian biaya yang melebihi dari kemampuan perusahaan. Keenam, pengujian sistem yang terbukti untuk jadi unsur sukses bagi beberapa perusahaan dan penyebab langsung kegagalan implementasi ERP pada perusahaan.
Disamping banyak keuntungan yang diperoleh dari ERP, beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :
1. Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
2. Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
3. Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah
4. Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.
4. IMPLEMENTASI ERP
Sebagai hasilnya, ERP system, dapat mendorong ke arah kemampuan decision-making yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif, seperti misalnya penurunan inventory level, pengurangan personel, percepatan pengolahan laporan keuangan, dan lain-lain. (O’Leary, 2000)
Pendekatan Implementasi ERP
a. The Big Bang
• Strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh fungsi perusahaan.
• Kelebihannya adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan sistem baru, sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal.
• Kekurangannya adalah implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi.
b. Step-by step (Phased Approach)
Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait. Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan. Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan datang akibat konsultasi internal, ongkos tidak terlalu membebani. Kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang. Manfaat dari ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak optimal.
c. Small Bang (Pilot Approach)
Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait. Kelebihannya adalah biaya relative rendah, kompleksitas berkurang. Kekurangannya Kekurangannya adalah adalah membutuhkan membutuhkan banyak banyak customisasi akibat adanya operasi spesifik antarsite.